Um was geht es?
FindTime ist die in Outlook integrierte und intelligente Termin finden Funktion. Mit der Funktion können Sie direkt aus Outlook einfach Umfragen erstellen und alle Teilnehmenden auffordern ihre bevorzugten Zeiten anzugeben. FindTime analysiert einerseits automatisch alle Verfügbarkeiten der Teilnehmenden innerhalb der Organisation – basierend auf deren Verfügbarkeiten. Andererseits zeigt die Funktion die beste Option anhand des Abstimmungsresultates auf. Die Umfrage und Terminsetzung ist innerhalb und ausserhalb der Organisation möglich. Einfach per E-Mail einladen und Termine finden wird effizienter. Sie können zukünftig auf externe Tools verzichten.
Mehrwert für die Organisation
- Effizienzsteigerung: Zeitsparen durch Reduktion von Rück- und Abstimmungsschleifen. Die Teilnehmenden können Alternativtermine direkt in der Umfrage vorschlagen.
- Automatisierte Terminfindung: FindTime nimmt Ihnen die mühsame Arbeit ab, manuell Terminvorschläge in einer E-Mail aufzulisten. Auch das manuelle Einfügen und Löschen von Terminblockern fällt weg.
- Automatische Kalendereinladung: Sobald die erforderlichen Teilnehmenden die Umfrage ausgefüllt haben und ein Termin passt, wird automatisch eine Kalendereinladung an alle versendet. Unabhängig von den Antworten von den als «optionale Teilnehmende» erfassten Personen.
- Überblick und einfaches Teilnehmermanagement dank FindTime Dashboard in https://outlook.office.com/findtime/dashboard.
- Flexibilität in der Terminplanung. Meetings und Teilnehmende können bei einer benötigten Änderung schnell bearbeitet und angepasst werden – auch bei einer Vielzahl von internen & externen Teilnehmenden.
- Externe Teilnehmende brauchen keinen Microsoft Account, um an der Umfrage teilzunehmen. Alle externen und internen Teilnehmenden, erhalten eine E-Mail mit dem Umfragelink.
Fazit:
Die FindTime Funktion in Outlook ist ein wahrer Segen für jeden, der schon einmal versucht hat, eine Besprechung mit vielen Teilnehmenden zu organisieren oder bei begrenzter Verfügbarkeit eine geeignete Zeit für eine Besprechung zu finden. Es ist als Add-In für Microsoft Outlook verfügbar. Mit FindTime können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und sich über schnelle und reibungslose Terminabsprachen freuen.
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Stay tuned! Als nächstes zeigen wir Ihnen, wie Sie Kundentermine einfacher und unkomplizierter über eine App-Lösungen vereinbaren können.
Wir lesen uns bald wieder!
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