Um was geht es?
In der heutigen hektischen Geschäftswelt ist es oft eine Herausforderung den Überblick über alle Aufgaben und Projekte zu behalten. M365 bietet zwei nützliche Tools, die dabei helfen das Aufgaben- und zu verbessern: Planner und ToDo. Mit diesen Apps kannst Du deine Aufgaben und Projekte effizient, digital organisieren und verfolgen, sowohl auf persönlicher als auch auf organisationaler Ebene im Team und Projektgruppen.
Was ist der konkreter Unterschied zwischen den Tools?
MS Planner ermöglicht es, innerhalb von MS-Teams, für deine Teams und Projekte Aufgaben zu planen zu organisieren und zu priorisieren. Es dient also als Gruppenwerkzeug.
Hingegen eignet sich MS To Do für die persönliche Nutzung. Durch vereinfachte Funktionenwie individuelle Todo-Listen und eine einfache Erstellung, Planung und Nachverfolgung. Beide Anwendungen kommunizieren miteinander.
Konkrete Anwendungsfälle
MS Planner App
- Verwaltung von Projektaufgaben
- Anwendbar auf agile Arbeitsmethoden wie Kanban oder Scrum
- Visuelle Darstellung der Teamaufgaben mittels Diagramme
- Aufgaben Kategorisieren nach beliebigen Themenbereichen innerhalb eines Teams, einer Gruppe oder einer Abteilung.
MS ToDo App
- Planen und abarbeiten von einzelnen persönlichen Aufgaben und Listen, wie z.B. für Mitarbeitergesprächen oder kundenbezogene Aufgaben.
- Tagesplanung über alle deine Aufgaben in diversen Listen oder Projekten.
- Erstellung einer persönlichen Todo-Liste z.B. für den nächsten Teamevent oder Kundenworkshop
- Persönliche To Do Liste teilen mit Arbeitskollegen für die Ferienübergabe.
Eine sehr hilfreiche, gut versteckte Funktion bei MS Todo ist das arbeiten mit Hashtags. Durch das Hashtag können alle Aufgaben separat gefiltert werden, welche diesen Hashtag tragen. Füge diesen im Betreff einer Aufgabe hinzu. Beispielsweise wie folgt:
Mehrwert für die Organisation:
- Persönlich verbesserte Arbeitsorganisation und optimalere Priorisierung
- Auf agile Arbeitsmethoden umsetzbar z.B. Kanban
- Keine separate Anwendung erforderlich und Kosteneinsparung durch nahtlose Integration in M365
- Verbesserte Zusammenarbeit im Team. Aufgaben und Zuständigkeiten können einfacher koordiniert und verwaltet werden
- Flexibilität und Mobilität dank zusätzlicher webbasierter und mobiler Nutzung
Fazit:
Die Nutzung von Planner und Todo ermöglicht es Führungskräften, Teams oder einzelnen Mitarbeiter:innen den Überblick über die Aufgaben und Projekte zu erhalten. Planner bietet eine visuelle Darstellung von Projekten und Teamarbeiten, während ToDo die individuelle Aufgabenverwaltung unterstützt. Planner und ToDo sind zwei separate Anwendungen in M365, die jedoch nahtlos ineinander integriert sind.
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