Die besten Tipps, damit das Homeoffice gelingt.
Ist Homeoffice für Sie etwas Neues?
Wir stellen Ihnen die wichtigsten Tipps und Tricks vor, mit denen Sie den Überblick behalten, sich am besten organisieren und im Homeoffice nicht vereinsamen. Simplicity is the key.
Die neuen Arbeitsformen und besonders das Arbeiten im Homeoffice stellen hohe Anforderungen an die persönliche Arbeitsorganisation und die Selbstdisziplin.
Folgende Punkte gilt es zu beachten:
- die Tätigkeiten über den Tag hinweg planen und priorisieren
- konzentriert bei der Arbeit bleiben und Freiräume schaffen
- ein passendes und produktives Umfeld einrichten
- den sozialen Austausch und die Teambeziehungen pflegen
- die Gesundheit am Heimarbeitsplatz erhalten
- bei Feierabend abschalten und sich abgrenzen.
Damit Ihnen das gelingt, haben wir für Sie hier kurz und knapp das Wichtigste zusammengestellt.
Tages- und Wochenplanung
Beginnen Sie Ihren Arbeitstag damit, dass Sie 15 Minuten in eine effiziente Tages- und Wochenplanung investieren. Sie werden es sich selbst danken. Erstellen Sie eine tabellarische Übersicht, welche Tätigkeiten Sie heute und im Verlauf der Woche erledigen wollen.
Planen Sie nicht mehr als 70% Ihrer Tageszeit fix ein. Behalten Sie Freiraum für Unvorhergesehenes und Planänderungen, denn diese wird es geben. Nutzen Sie zur Erstellung der Übersicht eines der zahlreichen Werkzeuge und Tools, welche Ihnen zur Verfügung stehen. Hier eine kleine Auswahl:
- MS Excel oder Apples Numbers
- To Do App von Microsoft
- Planner App von Microsoft für die Aufgabenteilung im Team (Stichwort Kanban Board)
- Papier und Post-its, um neben dem visuellen auch einen haptischen Effekt zu haben
Am Ende des Tages aktualisieren Sie die Liste und bereiten somit alles für die Priorisierung am kommenden Tag vor.
Tätigkeiten und Aufgaben priorisieren.
Entscheiden Sie bewusst, welche Aufgaben und Tätigkeiten Sie wann anpacken und welche nicht. Überlassen Sie dies nicht dem Zufall oder gar dem Prinzip «der, der am lautesten schreit…». Setzen Sie auf die bewährte Methode der Priorisierungsmatrix und unterteilen Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.
Konzentriertes Arbeiten benötigt auch Freiraum
Auch im Homeoffice sollten Sie bewusst zur «Arbeit gehen».
Wenn Sie üblicherweise zur Arbeit fahren, gibt Ihnen der Fahrplan oder der Verkehr den Takt vor. Wer Zuhause arbeitet, dem fehlt oft dieser äussere Regelfaktor. Legen Sie sich deshalb einen Arbeitsrhythmus zu und definieren Sie klare Zeitfenster, wann Sie mit der Arbeit beginnen, wann Sie sich eine Pause gönnen und wann Sie planen Feierabend zu machen. Dazu gehört auch sich mit der übliche Morgenroutine auf die Heimarbeit vorzubereiten. Sie würden ja auch nicht im Pyjama in den Zug steigen.
Jeder Mensch hat eine individuelle Tagesleistungskurve. Nutzen Sie Ihre «Powerstunde» für die wichtigen und heiklen Aufgaben und die «Baisse» für einfachere Routineaufgaben.
Nutzen Sie den neuen Freiraum und planen Sie die Arbeit freier als sonst. Sie können am Vormittag ein erstes Fenster einplanen und sich dann zum Beispiel 2 Stunden Freiraum nehmen. Den Freiraum können Sie dabei nach Belieben verwenden, um etwas mit den Kindern zu unternehmen, Sport zu treiben oder sich einfach um die Wäsche zu kümmern. Wenn des Zeitfenster Freiraum vorbei ist, kehren Sie an Ihren definierten Heimarbeitsplatz zurück. Die Wäsche muss dann warten, und Sie orientieren sich nun wieder an der erstellten Tagesplanung.
Das passende Umfeld, um produktiv zu sein.
Wer zuhause arbeitet, sollte neben dem bereits erwähnten fixen räumlichen Arbeitsplatz, auch die notwendigen Instrumente und Techniken bereit haben. Damit Sie erfolgreich arbeiten können, brauchen Sie eine stabile Internetverbindung. Insbesondere wenn sie moderne Kollaborations- und Kommunikationstechnologien nutzen (Sharepoint, MS Teams, etc.), sollten Sie frühzeitig überprüfen wie stabil ihre WLAN Verbindung ist. Falls Sie öfters von Zuhause aus arbeiten, lohnt es sich zu prüfen, ob ein externer Monitor, eine Tastatur und eine Maus die Arbeit erleichtern. Auch ein gutes Headset, oft reicht das von Ihrem Smartphone aus, sollten Sie stets griffbereit haben.
Den sozialen Austausch pflegen und in Kontakt bleiben
Wenn Sie alleine im Homeoffice arbeiten, kann die Stille auch irritieren. Bleiben Sie mit Ihren Kolleginnen und Kollegen im Kontakt. Ob ein kurzer Chat via MS Teams, eine Videokonferenz (um sich sprichwörtlich zu sehen und auszutauschen) oder eine kurze Kaffeepause mit dem Nachbarn von nebenan. Pflegen Sie soziale Kontakte und verlassen Sie die Wohnung, um den Kopf zu lüften.
Die Teambeziehungen pflegen:
Um das Team und die Teambeziehungen weiterzupflegen, sollten Sie zwingend gemeinsame Termine festlegen und diese ebenfalls in der Tagesplanung erfassen. Sorgen Sie für einen regelmässigen Austausch über ein Videokonferenz-Tool um Informationen auszutauschen, Aufträge zu besprechen und zu erfahren, wie es den anderen geht. Nutzen Sie auch Kanäle wie einen Gruppenchat per Smartphone oder einen Teamkanal via MS Team, um schnell und unkompliziert Informationen auszutauschen und täglich in Kontakt zu bleiben. Sofern keine physischen Zusammenkünfte möglich sind, sollten Sie einmal pro Woche eine längere Onlinesitzung (max. 1 Stunde) für den umfassenden Austausch nutzen.
Abgrenzen und herunterfahren
Definieren Sie für sich einen expliziten Platz, an dem Sie zu Hause arbeiten. Wenn Sie sich an diesem definierten Ort befinden, dann sind Sie an Ihrem Heimarbeitsplatz.
Fallen lauern bei den täglichen «Ablenkern», wie den zahlreichen Push Meldungen von sozialen Netzwerken und News-Apps. Mit diesen umzugehen, braucht Disziplin und Training. Sollten Sie dazu neigen deren Verführung zu verfallen, dann legen Sie bei wichtigen Arbeiten das Smartphone für 30 Minuten beiseite und arbeiten Sie konzentriert und vor allem fokussiert an der geplanten Aufgabe.
Wenn Sie Feierabend haben, haben Sie Feierabend. Sie sollte nicht nur den Computer, sondern auch sich selbst bewusst «beruflich herunterfahren». Räumen Sie Ihr Arbeitsmaterial und -unterlagen weg. Ganz nach dem Motto: Aus den Augen, aus dem Sinn. Der Weg vom Bürostuhl zum Sofa darf ruhig mit Umwegen verbunden sein.
Zur Abgrenzung gehört auch die Erreichbarkeit über das Smartphone zu regeln und auf das ständige Prüfen des E-Mail Postfachs zu verzichten. Wenn Ihnen das eher schwerfällt, raten wir Ihnen dazu, die Push-Funktion und die Signalisierung (Ton und Vibration) für das E-Mail Postfach zu deaktivieren. Das E-Mail Postfach auf Ihrem Smartphone wird sich nur dann aktualisieren, wenn Sie es öffnen. So verringern Sie den Reiz nachzuschauen.
Gesundheit am Heimarbeitsplatz
Nebst den normalen Pausenzeiten ist es wichtig Bewegungspausen einzuplanen. Sei es, indem man die Sitzposition öfters ändert, aufsteht und sich vom Heimarbeitsplatz wegbewegt und in der Wohnung umher läuft, die Treppe rauf und runter geht oder die Post holt.
In Bewegung bleiben heisst aber auch den Heimarbeitsplatz, soweit möglich, ergonomisch einzurichten und bewusste Bewegungen in der Tagesstruktur einzuplanen. Hierfür bietet die SUVA ein vielfältiges Programm an Übungen für Vielsitzer an: Link
Lumturo im Dialog
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