Um was geht es?
Wiederkehrende Mails schreiben ist anstrengend! Outlook bietet eine Vorlagenfunktion für individuelle sowie vorgefertigte E-Mails, welche beliebig oft wiederverwendet werden können. Sparen Sie Zeit in dem Sie mit E-Mail-Vorlagen arbeiten, statt jedes Mal eine neue E-Mail von Grund auf zu schreiben. Individuelle Formatierungen, Texte sowie Anhänge oder Empfänger können einfach vorab in der Vorlage hinzugefügt werden. Dieselbe Vorlage können Sie im Team teilen.
Ihr Mehrwert
- Sie sparen Zeit durch die Wiederverwendung der Vorlagen.
- Vorlagen können im Team, z.B. via Sharepoint, geteilt werden.
- Durch Vorlagen stellen Sie sicher, dass keine wichtigen Informationen vergessen gehen.
- Konsistenz im Auftritt und Aufbau durch die einheitliche Formatierung. Gleichzeitig fördern Sie ein positives und professionelles Erscheinungsbild.
Einsatzmöglichkeiten
Outlook E-Mail-Vorlagen bietet folgende Einsatzmöglichkeiten:
- Bei regelmässigen E-Mails, z.B. Berichte oder Updates für Ihre Führungskraft oder für das Team
- Sofern Sie diesen Prozess noch nicht mit uns automatisiert haben
- Wiederkehrende Antworten auf häufig gestellte Fragen von Kunden, Studenten, Lieferanten etc.
- E-Mails, welche auf vordefinierte Aktionen reagieren müssen. Bsp. Maileingangsbestätigung
Fazit
Die Verwendung der E-Mail-Vorlage ist in vielzähligen Situationen sinnvoll. Synergien werden im Team genutzt. Häufigste Fehler werden vermieden. Richten Sie es ganz einfach ein. Entweder über die reguläre Speicherfunktion vom E-Mail direkt in Ihr OneDrive oder SharePoint. Oder Sie speichern den ganzen Text oder Textabschnitte über die Schnellbausteine ab.
Wenn Sie wissen möchten, wie der Schnellzugriff in Outlook eingerichtet wird und funktioniert, melden Sie sich bei Isabel als Lumturo Guide im M365 Universum. Möchten Sie lieber wissen, wie man sich gut organisiert? Dann melden Sie sich direkt bei Luisa.
Wir lesen uns bald wieder!
P.S. Lassen Sie uns nicht im Dunkeln tappen. Lumturo möchten wissen, was Sie denken. Teilen Sie uns Ihre Gedanken, Ideen und Erfahrungen mit unter dialog [at] lumturo.ch
