Um was geht es?
Wiederkehrende Mails schreiben ist anstrengend! Outlook bietet eine Vorlagenfunktion für individuelle sowie vorgefertigte E-Mails, welche beliebig oft wiederverwendet werden können. Sparen Sie Zeit in dem Sie mit E-Mail-Vorlagen arbeiten, statt jedes Mal eine neue E-Mail von Grund auf zu schreiben. Individuelle Formatierungen, Texte sowie Anhänge oder Empfänger können einfach vorab in der Vorlage hinzugefügt werden. Dieselbe Vorlage können Sie im Team teilen.
Ihr Mehrwert
- Sie sparen Zeit durch die Wiederverwendung der Vorlagen.
- Vorlagen können im Team, z.B. via Sharepoint, geteilt werden.
- Durch Vorlagen stellen Sie sicher, dass keine wichtigen Informationen vergessen gehen.
- Konsistenz im Auftritt und Aufbau durch die einheitliche Formatierung. Gleichzeitig fördern Sie ein positives und professionelles Erscheinungsbild.
Einsatzmöglichkeiten
Outlook E-Mail-Vorlagen bietet folgende Einsatzmöglichkeiten:
- Bei regelmässigen E-Mails, z.B. Berichte oder Updates für Ihre Führungskraft oder für das Team
- Sofern Sie diesen Prozess noch nicht mit uns automatisiert haben
- Wiederkehrende Antworten auf häufig gestellte Fragen von Kunden, Studenten, Lieferanten etc.
- E-Mails, welche auf vordefinierte Aktionen reagieren müssen. Bsp. Maileingangsbestätigung
Fazit
Die Verwendung der E-Mail-Vorlage ist in vielzähligen Situationen sinnvoll. Synergien werden im Team genutzt. Häufigste Fehler werden vermieden. Richten Sie es ganz einfach ein. Entweder über die reguläre Speicherfunktion vom E-Mail direkt in Ihr OneDrive oder SharePoint. Oder Sie speichern den ganzen Text oder Textabschnitte über die Schnellbausteine ab.
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Wir lesen uns bald wieder!
P.S. Lassen Sie uns nicht im Dunkeln tappen. Lumturo möchten wissen, was Sie denken. Teilen Sie uns Ihre Gedanken, Ideen und Erfahrungen mit unter dialog [at] lumturo.ch
